Se a sua empresa tem 10 funcionários que registram o ponto em cartão, ao final do mês você terá que digitar 800 registros de ponto em uma planilha de excel. Em um ano são 9.600!
Além disso, pesquisas apontam que a chance da sua planilha de excel NÃO ter um erro é só de 12%.
Continue a leitura para entender como as planilhas de excel vão acabar com a sua empresa!
Digite 800 registros de ponto por mês, 9.600 por ano
É muito frequente ouvirmos depoimentos de empresários dizendo que preferem usar uma planilha e não um sistema, porque a planilha é mais rápida de ser alimentada.
Os empresários e até alguns funcionários ficam apegados ao controle que conseguiram criar e não querem abrir mão disso, não querem admitir que existem formas mais rápidas e eficientes de gerenciar as informações.
Pesquisas apontam que 90% do tempo gasto com planilhas é usado para lançar informações, e apenas 10% para analisar.
Encontramos vários casos de pessoas dizendo que são muito boas no uso do excel, e que não perdem tempo com ele.
Então, vamos fazer uma comparação:
Você tem 10 funcionários, todos eles batem o ponto no cartão, são 4 registros por dia, a média de dias úteis em um mês é 20, isso dá um total de 80 registros de ponto por funcionário no mês.
Totalizando para os 10 funcionários 800 registros de ponto no mês.
Agora você tem que DIGITAR MANUALMENTE 800 registros de ponto na planilha de excel, todos os meses para saber quanto de hora extra tem cada funcionário.
Em um ano são 9.600 lançamentos.
Calcule esse número para a quantidade de funcionários que você tem!!
Imaginemos agora outra situação, você tem 10 funcionários, mas o registro é por alguma forma eletrônica.
Toda vez que um registro de ponto é realizado, ele já é enviado para o sistema do ponto que vai calcular automaticamente a quantidade de horas extras na hora de cada colaborador. Fim.
Qual das duas formas é a mais rápida e eficiente?
Não tem comparação!
Você tem que admitir, o uso de planilhas de Excel demanda tempo. Tempo para criá-las e muito mais tempo para alimentá-las. É impossível a ferramenta fazer algo sem a informação ser adicionada MANUALMENTE.
88% das planilhas de Excel tem algum erro em sua fórmula!
Isso quer dizer que o cálculo de horas extras que a sua planilha de excel está fazendo pode estar errado e que você deve estar pagando mais horas extras do que realmente deve, ou descontando mais horas negativas do que o colaborador realmente tem.
A chance da sua planilha NÃO ter erros é de apenas 12%.
Alguém está no prejuízo!
E tem empresas que controlam toda a parte financeira em planilhas! Eu não teria essa coragem!
Você tem um ladrão dentro da sua empresa, levando seu dinheiro todos os dias sem que você perceba.
E esse ladrão foi criado por você mesmo. Pela sua planilha de Excel.
Isso quer dizer que você não deve mais usar planilhas de excel?
Sim e não!
Não use para o que pode te fazer perder dinheiro. Não use para calcular coisas importantes, com muitas fórmulas.
Use para olhar relatórios emitidos por sistemas. Use para fazer filtros de relatórios. Para consolidar os dados de vários locais
A planilha é muito boa para coisas simples do dia-a-dia. Para trabalhar sozinho. Para necessidades mais graves, use um sistema!
Mais alguns motivos para analisar o uso das planilhas
Em um outro artigo nós abordamos esse assunto (como o cartão ponto vai acabar com a sua empresa)
Vamos resumir um pouco ele, mas a análise é a mesma
Kodak, Nokia, Blockbuster, Yahoo, provavelmente você conhece todas essas marcas. Ainda tem outras bem famosas que se encaixam nessa categoria: grandes empresas, referências em seus segmentos, que foram esmagadas pela concorrência num mercado que elas mesmo dominavam, levando algumas a serem vendidas ou fecharem as portas.
Todas elas dominaram o mercado e foram um sinônimo de evolução, mas alguma coisa errada aconteceu e hoje elas viraram histórias, e exemplos!
Mas qual a conexão das planilhas de Excel que você usa aí na sua empresa com essas grandes empresas?
Vamos descobrir!
Kodak
A Kodak liderava o mercado de fotografias por décadas, e em 1975 eles mesmos criaram a sua maior concorrente e que levou a sua ruína: a câmera digital.
E por mais incrível que pareça, eles guardaram segredo e arquivaram esse projeto, por entenderem que a fotografia digital era uma tecnologia disruptiva.
Em 2012 decretaram falência.
Nokia
Entre 1990 e começo dos anos 2000, a Nokia, uma empresa finlandesa, dominava completamente o mercado de celulares.
Mas, pela falta de inovação, ela foi esmagada pela sua própria “revolução”.
A Apple em 2007 lançou uma nova era para os smartphones, e a Nokia não conseguiu se adaptar.
Hoje a Nokia pertence a outra empresa, a HMD Global, e está tentando se recuperar no mercado de celulares, será que consegue? Hoje a Nokia pertence a outra empresa, a HMD Global, e está tentando se recuperar no mercado de celulares, será que consegue?
Blockbuster
Maior rede de locadoras de filmes e videogames do mundo.
Em 2007 a rede operava em 26 países e contava com 8 mil lojas e mais de 70 milhões de associados.
Em 2011 foi vendida para a DISH Network e logo em 2012 decretou falência.
Ela foi atropelada basicamente pela Netflix, que ironicamente, foi oferecida em 2000 para a própria Blockbuster, quando a Netflix ainda era um serviço de assinatura de DVD’s, que enviava filmes pelo correio.
Na época, a Netflix foi oferecida por apenas 50 milhões de dólares.
Qual seria o futuro da Netflix se ela tivesse sido comprada pela Blockbuster? Não sabemos, mas parece que foi bom não ter sido comprada por uma empresa que se apegou ao seu modelo de trabalho e não quis se adaptar às novas tendências do mercado.
Curiosidade: ainda existe uma única loja da Blockbuster no mundo, nos EUA, a dona disse que enquanto puder pagar os funcionários irá manter a loja aberta.
Yahoo
No final dos anos 1990, início dos anos 2000, era uma das marcas, se não a mais, poderosa da internet.
Essa é uma história recheada de equívocos: em 1998 o Yahoo recusa comprar o Google por 1 milhão de dólares, em 2002 o Yahoo tenta comprar Google por 3 bilhões de dólares, Google pede 5 bilhões e o Yahoo recusa. 2008: Yahoo recusa ser vendido por 40 bilhões de dólares para a Microsoft. Em 2016 o Yahoo é vendido por 4 bilhões de dólares para a Verizon.
A recusa do Yahoo para a compra do Google, é porque o Yahoo queria manter as pessoas mais tempo dentro do site deles, enquanto o Google mostrava os melhores resultados e mandava as pessoas para outros sites.
Hoje são poucas pessoas que ainda conhecem o Yahoo, apesar de eles ainda oferecerem uma série de serviços. Mas a referência que foram entre os anos 1990 e início dos anos 2000 nunca mais voltará.
Poderíamos seguir citando outras empresas, mas no geral as histórias são as mesmas e sempre terão novos protagonistas. As empresas vão continuar se equivocando em suas decisões, achando que estão bem colocadas no mercado e que suas soluções são suficientes, até que sejam atropeladas pelas novas tendências.
A questão é que todas elas tiveram oportunidades, todas viram a revolução chegando e mesmo assim mantiveram suas operações iguais, parece que o orgulho ou o medo, falaram mais alto.
E a relação com as planilhas?
Como dito antes, a planilha de Excel requer muito tempo de envolvimento para criá-la e alimentá-la, além da grande possibilidade de erros.
O que tem de eficiente e seguro nisso? Nada! O que tem de eficiente e seguro nisso? Nada!
Bem pelo contrário, o uso da planilha de excel gera problemas para o seu negócio. Provavelmente você já sabe disso, e a pessoa que cuida do ponto na sua empresa já deve ter reclamado.
Usando a planilha do excel a sua empresa está perdendo dinheiro.
A tecnologia e as soluções já avançaram, a evolução já aconteceu, mas muitas empresas ainda usam uma solução manual, que gera custos desnecessários e faz um colaborador passar horas e horas digitando registros.
O objetivo da sua empresa é ganhar dinheiro?
Claro que sim, óbvio né! Será?
Se você escolhe por soluções que gastam dinheiro, seus objetivos e suas atitudes estão desalinhadas.
Se você escolhe usar planilha de excel, que outras atitudes falhas você adota na gestão da sua empresa com a intenção de economizar?
Segundo o IBGE quase 50% das empresas fecham em 3 anos, e o principal motivo é a falta de gestão eficiente.
Relação da planilha de excel com as grandes empresas
O IBGE confirmou que o principal motivo do fechamento das empresas é a falta de gestão. O IBGE confirmou que o principal motivo do fechamento das empresas é a falta de gestão.
E o motivo da quebra dessas grandes empresas que citamos, também é a falta de gestão eficiente.
A gestão da empresa abrange o cuidado com todas as áreas e ações da mesma. E quando você deixa sem atenção pequenos problemas, eles se tornam tão grandes ao ponto de quebrarem o seu negócio.
Alguns clientes nossos, conseguiram economizar mais de R$ 2.000,00 por mês com o pagamento de horas extras após se livrarem das planilhas de excel (e do cartão ponto), sem falar no tempo economizado.
Em um ano são R$ 24.000,00 reais de economia! Nessa situação pode até pensar diferente, como dissemos antes, não que o gasto desse valor vá quebrar a sua empresa, mas tem que analisar no que você poderia investir esse dinheiro.
Enfim, a relação que queremos fazer da planilha com as grandes empresas é que se você usa planilhas para controlar informações, pode ser que a sua visão de negócio não seja eficiente, estratégica, planejada, pode ser que você não esteja olhando o que está acontecendo a sua volta, está preso a um modelo de negócios lento e custoso, e um dia a concorrência vai te atropelar por ter um modelo de negócio mais eficiente e econômico.
Foi isso que aconteceu com essas grandes empresas, por mais incrível que pareça, por conta do tamanho delas, faltou visão de negócio, inovação, visualizar e utilizar novas tecnologias, não se acomodar com os resultados de hoje.
Nunca ache que o que você está fazendo hoje é suficiente e que ninguém poderá te superar.Nunca ache que o que você está fazendo hoje é suficiente e que ninguém poderá te superar.
Então, repense o uso das planilhas de excel…… e todas soluções que não são eficientes e que geram custos e problemas na sua empresa.
Até mais!
Equipe Ponto Ágil.
