Após anos de experiência com sistema de ponto, com milhares de usuários em nossa plataforma, conhecendo inúmeras empresas e suas formas de controle de ponto, temos certeza que os conselhos que temos para dar para quem têm controle de ponto manual, vão ajudar muito a melhorar esse controle e tornar o seu trabalho mais tranquilo.

Por que estamos escrevendo um artigo dando conselhos para melhorar o controle de Ponto MANUAL, se o nosso negócio/produto é através de sistema e aplicativo automatizar o controle do ponto?

Simples! Porque SEMPRE vai ter empresas que vão controlar o ponto de forma manual, com registro em cartão ponto e cálculos em planilhas ou até mesmo na calculadora, concorda?

Não importa o quanto a gente venda, nem quantas empresas existem vendendo sistema de ponto eletrônico, o controle manual nunca vai deixar de ser usado.

Pode ser uma realidade difícil de absorver ou de aceitar, já que eliminar o registro manual através do nosso serviço é o que paga as nossas contas.

Mas, por trás de tudo isso, dessa necessidade de vender a atingir as metas, existe algo mais importante, que é o objetivo da Ponto Ágil, o motivo que nos faz trabalhar todos os dias: “ajudar as empresas a melhorar e reduzir custos com o controle de ponto”.

Então é assim! Se esse é o nosso objetivo, sentimos como nossa obrigação ajudar qualquer empresa que tenha controle de ponto, seja o manual ou automático.

Outra questão importante, é que esses conselhos, são tão simples, mas extremamente úteis, que podem (DEVEM) ser usados por qualquer empresa que tenha colaboradores que registram o ponto.

Vou gastar para colocar os conselhos em prática?

Importante ainda esclarecer mais esse “ponto”: você não vai gastar nada para colocá-las em prática, somente o seu tempo de estudar e pensar como adaptar à sua realidade.

E no que esses conselhos podem ajudar?

O controle do ponto é um causador de problemas nas empresas!

Ele consome o tempo e a energia de quem cuida do ponto, gasta recursos financeiros e ainda causa pequenas, e até grandes, intrigas na equipe.

Então, se você colocar em prática esses conselhos ÁGEIS, tem uma chance boa de minimizar esses problemas

Conselho 1 de 6
Faça um manual do ponto

Para quem acompanha nosso blog esse pode não ser novidade, mas de todos os conselhos, lembre-se, esse é o que consideramos o mais importante.

Porque nesse manual, você deve esclarecer TODAS as regras do ponto da sua empresa, para que mais ninguém tenha dúvidas de nada e não ocorram mais equívocos ou colaboradores dizendo que não sabia que isso era assim.

Vamos tentar fazer uma lista de tudo o que deve ser explicado neste manual:

• Qual a forma de registro do ponto para todos os tipos de jornada: funcionários internos, externos, home office, híbrido.
• Crie vídeos ou manuais práticos, demonstrando detalhadamente como deve ser feito o registro de ponto.
• Quais os horários de registro de ponto, tolerâncias e intervalos, para cada tipo de jornada: diurna, noturna, escala, sobreaviso.
• Quais as regras para horas extras ou banco de horas? A empresa paga horas extras? Quantos % custa cada hora? Qual dia e qual horário corresponde a cada %? A empresa usa banco de horas? Quando é o zeramento do banco? O que acontece com as horas extras ou negativas que ficam no banco? Para detalhar esse item, leia em seguida o conselho 3.
• Tem jornada noturna? quais os horários e intervalos? qual o valor do adicional noturno? da hora extra noturna? Quando começa e quando termina a hora noturna? Esclareça tudo. Vale o mesmo para escalas e sobreaviso.
• Inclua alguns itens importantes sobre a legislação como por exemplo: o que é e porque não pode o ponto britânico, quais os limites de intervalo de inter e intra jornada
• O que fazer em caso de esquecimento do ponto? Se você ver mais algum item que considera importante, que aconteça na sua empresa e que não está nesta lista, faça duas coisas: primeiro, coloque nos comentários para que possamos melhorar esse artigo, segundo, coloque no seu manual.

Conselho 2 de 6
Olhe o ponto diariamente ou no mínimo semanalmente

Falamos que o item 1 era o mais importante de todos, podemos falar que esse é tão importante quanto ele e que então não tem um conselho que valha mais do que o outro? Realmente, o que vai fazer a diferença é trabalhar com todos eles em conjunto!

Enfim, vamos lá.

Se você não olhar os registros de ponto com uma boa frequência, não vai saber o que está acontecendo de errado, e por isso pode estar perdendo dinheiro sem nem imaginar e correndo riscos de sofrer um processo trabalhista.

Vamos citar alguns exemplos:

• Um funcionário sempre marca que trabalha até mais tarde, ganhando com isso mais horas extras.
• Os funcionários não respeitam o intervalo de 1h entre os turnos ou de 11h entre as jornadas. ISSO GERA PROCESSO TRABALHISTA!!!

Percebe como é importante manter o acompanhamento frequente do ponto? Só assim para você ver essas situações e fazer as devidas intervenções.

Conselho 3 de 6
Mantenha o saldo de horas administrável

Tanto faz se a sua empresa paga horas extras ou tem banco de horas. Quando chegar o final do mês ou o prazo de zeramento do banco de horas, se o saldo das horas dos seus colaboradores não está administrável você acabará pagando muitas horas extras ou terá que dar vários dias de compensação.

Manter o saldo de horas administrável quer dizer que com algumas horas de folga, compensação, o colaborador já poderá zera-lo.

Digamos que o mês termina no dia 30, no dia 29 você viu que tem colaboradores com 8 horas extras. Vai ser praticamente impossível “dar” uma folga para o funcionário compensar essas 10 horas. Afinal, essa folga não foi planejada e o funcionário, obviamente, tem tarefas para cumprir.

Isso vai resultar em pagamento de horas extras ou então, “perder” esse funcionário por um dia inteiro.

O ideal seria chegar no dia 29 e esse colaborador ter apenas 1 ou 2 horas extras para compensar. Assim ficaria fácil fazer a compensação, ou se for pagar essas horas, não seria tão custoso para a empresa.

Conselho 4 de 6
Leia o que diz a legislação e a sua convenção ou acordo coletivo

CLT, Lei da Liberdade Econômica, Decreto 10.854, Portaria 671, esses são os temas que regem sobre a jornada de trabalho e consequentemente o controle de ponto, barbada, né?

Essa lista só não é maior porque a portaria 671, em conjunto com o Decreto 10.854, revogou outras portarias que falavam sobre o ponto.

E ainda não acabou, além dessas leis, a sua empresa ainda tem que olhar a Convenção do Sindicato e se tiver, o Acordo Coletivo ou Individual.

Nesse artigo não vamos debater sobre esses temas, então vamos deixar o link de cada uma para que você possa ler na íntegra as informações.

Todas elas tem alguma coisa de interessante, que, dependendo do seu caso, pode ser útil. Nosso conselho é: leia todas.

A informação correta pode ajudar a não cometer equívocos na gestão da jornada dos trabalhadores, e evitar até processos trabalhistas.

• CLT DEL5452 (planalto.gov.br)
• Lei da Liberdade Econômica L13467 (planalto.gov.br)
• Portaria 671

Conselho 5 de 6
Faça intervenções pontuais

Conforme você realiza o conselho número 2, já coloque em prática este aqui. Assim que você verificar que tem equívocos nas marcações do ponto, já faça as intervenções e converse com o colaborador que errou, explicando para ele o que está errado.

Também é muito importante revisar as regras (o seu manual) com toda a sua equipe e com uma boa frequência.

Algo como 1x por mês nos primeiros 3 meses, depois pode ser a cada 3 meses, ou claro, quando acontecer a situação. O importante é nunca parar de fazer as revisões, assim, todos colaboradores vão estar “em dia” com as regras e saber que a empresa está de olho no controle de ponto.

Conselho 6 de 6
Crie Metas

A partir do momento que você tem informações, pode pensar em como melhorar os resultados. A ideia de atingir um objetivo saudável para a empresa pode te motivar a conquistá-lo.

Você pode ter metas de redução de horas extras/banco de horas, tanto positivas quanto negativas. Se a equipe tem muitas horas positivas, pense se este saldo corresponde com a produtividade. Vale o mesmo para as horas negativas. A partir disso estabeleça qual seria o saldo ideal e trabalhe com novas estratégias para conquistá-lo.

Sempre que possível, envolva a sua equipe nas metas da empresa, para que a conquista seja um motivo de comemoração para todos.

Até mais!

Equipe Ponto Ágil.